Haal meer uit uw deelname aan de HISWA te water 2010! Onderstaande tips kunnen u daarbij helpen. Lees ze goed door en houd de deadlines in de gaten. Zo kunnen wij u ook helpen om uw boten en producten zo goed mogelijk onder de aandacht te brengen van de media.
1. Vul tijdig het noviteitenformulier in via de webwinkel
Bij de persvoorlichting voorafgaand en tijdens de beurs maakt de persvoorlichter van de HISWA te water graag gebruik van nieuws van exposanten. Met nieuws bedoelen we nieuwe producten/diensten die voor het eerst gepresenteerd worden op de Nederlandse markt. Vult u daarom zo spoedig mogelijk (eerste deadline woensdag 26 mei 2010) het digitale noviteitenformulier in via de webwinkel. Als exposant heeft u hiervoor een inlogcode ontvangen. Van alle aanmeldingen maken wij een overzicht dat al in een vroeg stadium aan de vakpers wordt verstrekt ten behoeve van de beursspecials. Het overzicht dient als eerste, snelle, oriëntatiemiddel voor de pers aan de hand waarvan zij verdere research doen naar wat hun interessant lijkt. Daarnaast worden de noviteitengegevens vaak verwerkt in persberichten die HISWA Multimedia uitstuurt over de beurs.
2. Persberichten
Kondig uw nieuws aan middels een goed persbericht, dat als volgt is opgebouwd:
Datum
Headline: wie + wat (het actuele nieuwsfeit) of alleen wat
Lead: wat (het actuele nieuwsfeit) + wie
waar, wanneer
soms: óf hoe óf waarom óf waarmee/met wie
Tekst: uitleg en verklaring
overige nieuwsfeiten
(overige w’s: met wie/waarmee; hoe; waarom)
achtergrond en geschiedenis
Noot aan de redactie: naam bedrijf, afdeling, contactpersoon, telefoon, e-mail.
3. Uw persbericht op www.hiswa.nl/hiswatewater
De website van de HISWA te water wordt veelvuldig geraadpleegd door het publiek en de pers. Indien u ons uw persbericht per e-mail toestuurt, dan plaatsen wij uw persbericht op het persgedeelte van onze website. U kunt uw persberichten en beeldmateriaal (max. 1 foto van max. 2 MB) mailen naar pers@hiswa.nl.
4. Bondige persmap
In de derde week van juni organiseren wij een persbijeenkomst voor de vakpers en algemene media. Het is sterk aan te bevelen hiervoor persmappen namens uw bedrijf toe te sturen, zodat wij deze aan de aanwezige pers kunnen overhandigen. De deadline voor het aanleveren van uw persmappen bij ons is maandag 7 juni 2010.
In totaal adviseren wij u 20 persmappen toe te sturen.
Een goede persmap bevat de volgende informatie:
- beknopte informatie over uw bedrijf en de door u gepresenteerde boten, producten of diensten
- persbericht met een heldere beschrijving van de nieuwe producten
- zo mogelijk duidelijke foto’s, in print en op cd-rom of usb-stick, aangeleverd in hoge resolutie (300 dpi), voorzien van bijschrift ter illustratie van de nieuwe producten
- een verwijzing naar uw stand en de woordvoerder op de stand voor nadere informatie, alsmede het telefoonnummer en de contactpersoon bij wie men terecht kan voor informatie na afloop van de beurs
- zo mogelijk digitaal aanleveren van deze persdocumentatie (op CD-rom).
5. Laat weten dat u aan HISWA te water 2010 deelneemt
Laat uw klanten en relaties weten dat u aan de HISWA te water deelneemt. Denkt u hierbij aan verwijzingen in advertenties naar uw stand, vermelding van uw aanwezigheid op de beurs in al uw correspondentie zoals facturen, brieven, mailingen, vermelding op boodschap van antwoordapparaat van uw bedrijf, het ophangen van een HISWA-poster, het plaatsen van een HISWA-button met link op uw website, etc.
6. Respecteer deadlines
Journalisten hebben vanzelfsprekend te maken met deadlines. Zeker voor maandelijkse (vak)bladen liggen de redactionele deadlines veelal twee maanden voor de verschijningsdatum. Bij week- en dagbladen zijn de deadlines natuurlijk later. Het respecteren van deze deadlines is voorwaarde om vrije publiciteit te krijgen.
7. Altijd aanspreekbaar voor een journalist
Het kan zijn dat redacties naar aanleiding van de noviteitenlijst of uw persinformatie meer achtergrondinformatie willen. Laat het beantwoorden van hun vragen niet liggen, want dan loopt u het risico dat de aandacht naar een ander product dan het uwe gaat. Tegenwoordig willen journalisten graag fotomateriaal in hoge resolutie per e-mail ontvangen. Zorg dat u de persinformatie en beeldmateriaal altijd snel per e-mail kunt versturen en dat de grootte van de foto’s niet meer dan 2 MB bedraagt.
8. Bepaal wie aanspreekpunt voor de pers is in uw bedrijf
Probeer zoveel mogelijk één persoon binnen uw bedrijf het aanspreekpunt te laten zijn voor de pers. Zo bent u er zeker van dat altijd dezelfde informatie doorgegeven wordt. Vanzelfsprekend kunt u voor verschillende vakgebieden doorverwijzen naar diverse specialisten binnen uw bedrijf. Maar door één gezicht naar de pers te hebben, bouwt u ook makkelijker een goede relatie met de journalisten op.
9. Informeer ons over persactiviteiten
De persvoorlichter van de HISWA te water stuurt enkele weken voor de beurs een laatste agenda-overzicht met persactiviteiten georganiseerd door exposanten naar de pers. Houd u ons dus goed op de hoogte als u tijdens de beurs een persactiviteit gepland heeft. Wij kunnen dan voorafgaand en tijdens de beurs journalisten op uw activiteiten wijzen. Voor vragen over persvoorlichting HISWA te water kunt u contact opnemen met persvoorlichter Ingrid Looijmans, tel. 0343 - 524747, e-mail: i.looijmans@hiswa.nl of HISWA Multimedia, Marlous van Rooijen, tel. 0343 - 524747, e-mail:m.van.rooijen@hiswa.nl.